Feedback

Feedback geven en Feedback ontvangen is een belangrijk studieonderdeel.
Zonder Feedback is er geen ontwikkeling en blijft alles bij het oude.
Ook in het werken met cliënten is Feedback van groot belang.

Betekenis Feedback.
Feedback is een begrip dat uit de natuurkunde komt en het betekent terugkoppeling. De hele natuur en onze samenleving zit vol met feedbacklussen. Bij leerprocessen gebruiken we dat begrip ook. Strikt genomen is het niet mogelijk om iets te leren zonder feedback. In z’n algemeen zou je kunnen zeggen: Er vindt een Actie plaats – Die geeft een Resultaat – De bron van de Actie neemt dat waar. M.a.w. het Resultaat van de Actie wordt teruggekoppeld. Hierdoor is het mogelijk om te zien of een actie de gewenste resultaten geeft. Mocht dat niet zo zijn, dan kan er een andere actie volgen. Het nieuwe resultaat dat wordt waargenomen, is mogelijk dichter in de buurt van wat men wenste. De waarneming van de resultaten maakt bijsturing mogelijk.

Met biofeedback kun je zelfs je hartslag, spierspanningen, bloeddruk en hersengolven leren herkennen en veranderen. Maar ook de presentatie van bedrijfsresultaten is een vorm van feedback. Je kunt dan zien of een marketingstrategie heeft gewerkt. Menselijke relaties zitten vol met duidelijke en subtiele feedbacklussen. Je angstzweet bijvoorbeeld is een vorm van (onbewust) waarneembare feedback. Als je verliefd bent, geef je een specifieke geur af. Doet een potentiële partner dat ook, dan bestaat de kans dat het snel klikt. (Naast geur zijn er tegelijk nog andere feedbackkanalen actief.) Interne feedback maak je dagelijks mee, zoals een hongergevoel dat stopt na het eten. Je maag geeft signalen af, die je interpreteert als honger of verzadigd.

Bewustzijn.
Als counsellor / coach ben je je natuurlijk bewust van veel feedbacksignalen. Je staat open voor je cliënt en neemt zijn / haar signalen waar. Hoe beter je bent, hoe meer je kunt waarnemen. Ook let je erop dat jezelf de juiste signalen uitzendt. Het doel van die feedback is de cliënt optimaal te helpen bij het bereiken van zijn / haar gewenste doel.

Hoe geef ik op de juiste manier feedback?
Veel feedback geef je onbewust en automatisch. Soms is die feedback zinvol, en in andere gevallen kan die niet zinvol zijn. We gaan het nu hebben over de makkelijkste vorm van feedback; namelijk de verbale feedback. Daardoor kun je commentaar geven en ontvangen. Een mogelijke vorm van feedback is om gewoon je mening eruit flappen. Als iemand een fout maakt, zeggen dat hij een dommerik is. Deze vorm van feedback is niet nauwkeurig en evenmin behulpzaam voor de ontvanger. Erger nog hij verstoort de relatie. Door bepaalde regels toe te passen bij het geven van verbale feedback, leer je zo zuiver mogelijke feedback geven, en is de kans groot dat de ontvanger er zijn / haar voordeel mee kan doen. Het kan de relatie verdiepen.

Zuivere feedback,
op de juiste wijze gegeven en ontvangen,
versnelt het leerproces.

Tijdens het counsellen, coachen, de praktijklessen, supervisie, intervisie, oefensituaties en workshops is het gewenst dat je je aan de nu volgende feedbackregels houdt. Je bent er niet alleen voor jezelf, je bent er niet alleen om zelf iets te leren, je bent er ook om te leren hoe je anderen kunt helpen. Hoe zuiverder je anderen kunt helpen, hoe beter je kunt counsellen of coachen. Een ego-tripper die lekker scherp zijn meningen en commentaar spuit over wat anderen fout doen, zal het leerproces van anderen kunnen schaden. Zowel van zijn medestudenten, de trainers, docenten, als van de hele groep. De trainer zal dan ingrijpen, om anderen te beschermen en om ieder te leren hoe er betere feedback gegeven kan worden.

Op een willekeurige werkvloer in een productiebedrijf mag je misschien wat ruw in de mond zijn, maar als counsellor, coach, student, trainer en supervisor is dat ongewenst, omdat je dan het tegendeel bereikt van wat je eigenlijk wilt bereiken.

Om het je makkelijk te maken, hebben we een aantal regels opgesteld. Net als de ethische code zijn die gegroeid door de ervaring (vele feedbacklussen). Oefen de regels en houd je hieraan tijdens je opleiding. Ze zullen je ook in de rest van je leven van nut kunnen zijn, zeker als ze tot gewoonte worden. Hierdoor wordt je als een aardig persoon ervaren en zullen mensen jouw gedrag gaan overnemen en je met respect gaan behandelen. We hebben het hierna alleen nog maar over de feedback zoals wij die toepassen tijdens de trainingen van het counsellen en coachen. De feedback om ons leerproces te bevorderen. In andere settings kunnen andere regels gelden.

Je kunt een zuivere spiegel worden.

Wanneer is Feedback effectief?
Feedback is effectief als ze Gericht, Expliciet en Functioneel is en direct aansluit op Waarneembaar Gedrag. Met andere woorden: De feedback …

• heeft betrekking op het waargenomen en aanwijsbaar (deel)gedrag en niet op de persoon.
• is beschrijvend en niet een interpretatie van, of een oordeel over het gedrag. Je geeft een zuivere waarneming weer.
• is specifiek en niet algemeen, gericht op concrete, specifieke en duidelijk omschreven gedragingen.
• volgt direct op het gedrag.
• geef je op het juiste moment, dus wanneer de ontvanger het wenst.
• stelt de ontvanger in staat er iets mee te doen. Geef nooit advies.
• formuleer je zodanig dat je de ontvanger uitnodigt om te reageren.

Feedbackregels:

1. Neem de tijd om te bedenken wat je wilt gaan zeggen. Je kunt dan makkelijker afstand nemen. Schrijf het eventueel eerst op en controleer of het aan de regels voldoet.
2. Spreek in de ik-vorm. “Ik …….”. Het gaat erom dat je jouw waarneming beschrijft. Begin dus niet met “Jij …….”, omdat het dan al snel beschuldigend of veroordelend kan klinken.
3. Beperk je feedback tot datgene dat nu in het contact met deze persoon is opgevallen. Dus niet: “Jij doet altijd zus of zo en Karel vond dat ook al.” Wel: “Ik vond het ……. dat je eerst ……. daardoor kreeg ik …….”
4. Beschrijf je eigen gevoel.
5. Beschrijf het effect van het gedrag op jou. “Ik vond het ……. dat je eerst ……. daardoor kreeg ik ……. en dat maakte dat ik me ……. voelde. Ik reageerde daarom ook ……. “.
6. Gebruik de sandwichtechniek. Je begint en eindigt met het noemen van de zaken die goed gingen. In het middenstuk zitten de zaken die mogelijk iets bijgestuurd kunnen worden.
7. Zowel de gever als de ontvanger van de feedback dient baat te hebben bij de feedback.
8. Geef ondersteunende feedback wanneer je goed gedrag wilt belonen, en corrigerende feedback wanneer je iemand wilt corrigeren.
9. Houd de relatie open en toon respect voor elkaar.
10. Stel je open en kwetsbaar op.
11. Luister goed.
12. Wees eerlijk.
13. Maak je bedoelingen helder.
14. Neem de vrijheid om op gemaakte fouten terug te komen.
15. Geef duidelijke grenzen aan.
16. Vraag altijd eerst om toestemming.
17. Geef correcte feedback.

Een werkvorm zou kunnen zijn:
1. Wat ging goed? (positieve feedback)
“Ik vond het goed, dat je me eerst liet uitpraten, voordat je …….”

2. Wat kan beter? (opbouwende kritiek)
Noem zaken die voor verbetering vatbaar zijn
“Wat me pijn deed was, dat je na de confrontatie door bleef gaan met je verhaal.”

3. Hoe kun je dat beter doen?
Zoek of vraag naar alternatieven
“Ik had het prettiger gevonden, wanneer je me de tijd had gegeven om het te verwerken.”

4. Is het duidelijk?
Vraag of de feedback is begrepen en vul het zonodig aan.

We oefenen vaak in drietallen. Counsellor of Coach, Cliënt en een Observator (CCO). De Observator geeft weer wat hij / zij heeft waargenomen. Hij kan ook aan de cliënt en de counsellor vragen hoe hun waarneming was van het gesprek. Wat vond je goed gaan? Wat had je anders willen doen? Hoe voelde dat voor jou? Als buitenstaander zag ik dit en dat, hoe ervoeren jullie dat? Zowel de counsellor, de cliënt als de observeerder kunnen feedback geven op het gesprek.

Vertrouwen, empathie en respect zijn van groot belang voor de effectiviteit van de feedback en dus voor het leerproces. Je bent er met elkaar voor verantwoordelijk.

Het kan voorkomen dat de ontvanger defensief reageert op de feedback over zijn waargenomen gedrag. Op zijn beurt kan dat een minder subtiele reactie van de feedbackgever oproepen (hetgeen niet de bedoeling is.) Als reactie daarop kan de ontvanger weerstanden of aanvallend gedrag vertonen. Een mogelijk het leermoment is dan verloren gegaan. Het gaat dan niet meer om het leren maar om gelijk krijgen.

De volgende gedragingen roepen defensief gedrag op:

• het beoordelen van de persoon van de ontvanger.
• proberen de ander met een stroom argumenten te overtuigen.
• proberen de ander op een verborgen wijze iets duidelijk te maken (geveinsde emotie).
• de emoties van de ander negeren of ontkennen.

De ontvanger van feedback dient zich aan de volgende eenvoudige regels te houden:

Vraag om feedback.
Sta open voor de gegeven feedback.
Probeer de feedback te begrijpen.
Ga niet argumenteren of verdedigen.
Luister goed en vraag eventueel om opheldering.
Toon waardering voor de feedbackgever.
Beoordeel de feedback op zijn relevantie / bruikbaarheid.
Doe iets met de feedback.
Interpreteer kritiek niet onmiddellijk als een aanval op jezelf als persoon.
Schiet niet onmiddellijk in de verdediging, dus rem je emoties.
Sta open voor complimenten, doe niet alsof ze niet belangrijk zijn.

Feedback Geven en Ontvangen is als een Tango.

Wat je ook doet of zegt, houdt altijd je doel voor ogen.
Wat wil je ermee bereiken? Lukt dat op die manier?

Meer over feedback kun je lezen in het volgende Werkboek:
Feedback – Commentaar geven en ontvangen – Marieta Koopmans
118 pagina’s – Uitgeverij Thema – EAN: 9789058711878

Feedback geven en ontvangen.

Slikt u uw kritiek op anderen soms in? Maakt het u wat uit of u commentaar geeft aan uw medewerker, collega of baas? Vermijdt u het wel eens om positieve feedback te geven? Veel mensen zullen deze vragen bevestigend beantwoorden. Zij vinden het moeilijk om met feedback om te gaan en lopen er liever met een boog omheen. Toch is open communiceren onontbeerlijk voor het bereiken van (top)prestaties in organisaties.
Dit praktische boek leert u luisteren naar wat anderen u zeggen en uw eigen commentaar zo te geven dat anderen naar u luisteren. U leert hoe u op een duidelijke manier commentaar kunt geven, zonder met uw waardeoordelen anderen te kwetsen of af te kraken. U krijgt inzicht in de angst en emoties die daarmee gepaard kunnen gaan. Zo verbetert u het persoonlijk functioneren van uzelf en de mensen om u heen.